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Onboarding : les étapes clés du parcours d’intégration

Préparer l’intégration d’un nouveau collaborateur peut paraître anodin pour beaucoup, mais il s’agit pourtant d’une étape clé pour l’entreprise et le salarié. La période d’intégration, appelée également onboarding, va permettre au nouvel entrant — si celle-ci se déroule bien — de s’intégrer plus rapidement dans son équipe, et d’être plus productif et efficace rapidement. D’après l’Allied Workforce Mobility Survey, les entreprises perdraient 25% de leurs nouveaux employés en un an,. Un chiffre non négligeable quand on sait que 69 % des salariés ont plus de chances de rester dans une entreprise pendant trois ans s'ils ont fait l'expérience d'une bonne intégration (Source : SHRM). Dans un contexte de guerre des talents, l’onboarding va être décisif pour conserver le nouveau talent dans l’entreprise et éviter un fort taux de turnover.

La rédaction OOTO vous a concocté une liste de conseils afin de mener au mieux vos parcours d’intégration. Il s’agit de conseils généraux, s’appliquant à la plupart des métiers. Libre à vous de les adapter à votre cœur d’activité afin de les rendre encore plus efficaces !

Préparez à l’avance l’onboarding : documents, processus et outils

Gagnez du temps sur l’onboarding et préparer-le en amont pour que vos nouveaux collaborateurs soient opérationnels et intégrés plus rapidement. Pour cela, privilégiez le preboarding en récoltant et en lui transmettant leurs documents en avance, optez pour la signature électroniquement. N’oubliez pas de préparer ses outils de travail ! 

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1) Annoncer en interne l'arrivée du nouveau collaborateur : Présenter sa fonction, son poste, ses passions, etc. Envoyez un message sur une plateforme interne ou par mail à tous vos collaborateurs ou à son équipe. Une communication dynamique et originale dans laquelle le nouvel entrant peut se présenter. 

2)S’assurer que son dossier administratif est prêt : Informations pour la paie, la sécurité sociale, la mutuelle etc. Récoltez et demandez lui ses informations administratives via une plateforme digitale pour faciliter la transmission des données. 

3) Lui faire signer électroniquement ses contrats et documents : Envoyez lui un lien sur lequel il pourra signer ses contrats et documents facilement sans se déplacer et en évitant tout envoi par courrier. 

4) Préparer son poste de travail et ses équipements : Bureau, fournitures, ordinateur, téléphone, ligne téléphonique, connexion internet, badges, équipements de protection individuelle, voiture, etc. 

5) Désigner un mentor qui pourra préparer son arrivée, l’accueillir, l’accompagner, répondre à ses questions, l’épauler, etc. En soi, faciliter son intégration. 

6) Commencer à lui envoyer quelques documentations en ligne : Envoyez via un lien en ligne, les premières informations sur l’entreprise et son équipe pour que le nouvel arrivant se sente intégré avant même ses premiers pas dans l’entreprise. 

7) Envoyer une vidéo de bienvenue : Créez une vidéo de bienvenue que vous lui enverrez en amont de sa venue. Une vidéo sur laquelle sa future équipe se présente de manière moins formelle. 

Odoo • Texte et Image

Le premier jour 


✅ Bien l’accueillir avec un pot d’arrivée : Petit déjeuner, café ou afterwork. Planifiez ce pot d’arrivée en créant un événement avec votre solution d’onboarding RH et laissez libre recours à vos collaborateurs pour s’inscrire en ligne.

Offrir un kit de bienvenue : Messages de bienvenu, documents sur l’entreprise, goodies, etc. Par exemple, DigitalOcean prépare sur le poste de travail du nouvel arrivant : 

  • Un ballon sur leur bureau pour que les autres employés puissent les trouver et les accueillir

  • Une note de bienvenue manuscrite

  • Une bouteille de champagne

 Autre exemple, Swile (anciennement Lunchr) utilise le site Panopli sur lequel les nouveaux collaborateurs choisissent les objets brandés à l’image de la marque qui leur plaisent le plus. 

Organiser un déjeuner avec ses nouveaux collègues : Prévoyez un repas avec le nouvel arrivant, informez-le dès son arrivée pour qu’il n’ait pas à manger seul. Vous pouvez planifier ce déjeuner en créant un événement pour inviter son équipe à ce repas. 

Lui faire découvrir l’entreprise et les différents services : Présentez l’entreprise ainsi que sa vision ou d’autres informations non discutées en entretien. Organisez également des temps d'immersion dans les différents services. 

Confier des tâches concrètes au nouveau collaborateur dès son arrivée : Des missions simples mais opérationnelles pour qu’il se sente utile dès son premier jour. Planifiez et transmettez ces tâches à travers une plateforme dédiée pour en faciliter le suivi. 

Faire le point avec le nouveau salarié à la fin de son premier jour : Partage des impressions et questions à chaud. Envoyez également un lien au nouveau collaborateur pour qu’il réponde à ce questionnaire à tête reposée. Analysez et traitez les résultats par la suite. 

Les premiers mois


Faire un suivi régulier sur son intégration ainsi que de sa montée en compétences. Pour faciliter ce suivi, optez des solutions d’onboarding RH qui permettent d’avoir des tableaux de bords et KPI’s détaillés pour chaque collaborateur, et selon vos critères. 

Demander au nouveau salarié de remplir un rapport d’étonnement : Envoyez lui ce rapport par voie digital, et demandez lui de le compléter. Vous pouvez créer un template par métier, contrat, etc. 

Analyser et traiter les résultats obtenus : Grâce à des tableaux de bords et KPI’s, analysez rapidement les résultats obtenus. Selon les résultats, vous pouvez adapter et améliorer votre onboarding. 

Autres : 

🔴 Fêter la fin de la période d’essai : Un côté symbolique pour lui montrer la confiance qui lui est accordée. Créez un événement sur la plateforme de votre entreprise afin que les collaborateurs puissent s’y inscrire. 

🔴 Communiquer digitalement : Facilite les échanges, et transfert de documents. De manière générale, le fait de communiquer digitalement avec les nouveaux collaborateurs favorisent leur intégration car les transferts de documents sont fluidifiés, et la communication est optimisée et instantanée. Avec un chatbot RH par exemple, les réponses aux questions sont instantanées et la communication optimisée.

Vous aurez sans doute remarqué que de nombreuses actions peuvent être menées pour faciliter et optimiser l’intégration de vos nouveaux talents. Ces dernières peuvent prendre différentes formes, et souvent être soutenues grâce à des solutions digitales, des outils permettant à la fois un meilleur suivi, un gain de temps et une communication plus homogène et instantanée. 54% des entreprises ayant mis en place un programme d'intégration ont fait état d'une plus grande implication des employés (Source : SHRM). De nombreuses solutions d’onboarding RH existent aujourd’hui, l’idéal étant d’opter pour une solution modulable répondant uniquement à vos besoins.

Nous vous invitons donc à découvrir OOTO, une solution RH 100% modulable ayant pour objectifs d’améliorer l’expérience de vos collaborateurs et d’optimiser vos process. 

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