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Chatbot RH : un outil de communication qui a de l’avenir

Nous sommes actuellement à l’ère de la digitalisation progressive de tous les métiers. Les entreprises font aujourd’hui face à une multitude d’offres digitales qui leur permettent d’être plus performantes mais aussi compétitives. En ce qui concerne le service des ressources humaines, l’automatisation des processus RH reste la priorité des décideurs RH. Ainsi, parmi les évolutions technologiques qui touchent particulièrement les RH, force est de constater l’émergence des chatbots qui conquièrent progressivement ce département.

Comment et dans quelles mesures peuvent-ils assister les DRH ainsi que les collaborateurs dans leur quotidien ? La rédaction OOTO vous fait découvrir cette technologie d’abord très prisée dans la relation client, et qui s’étend maintenant au secteur RH. 

Le chatbot en quelques points


Le chatbot est par définition un logiciel programmé pour simuler un dialogue en langage naturel. Il fait référence à une interface humain-machine. Agent conversationnel capable de répondre aux questions de façon interactive et instantanée, le chatbot est utilisé pour capter les messages envoyés par l’utilisateur et y répondre automatiquement. En entreprise, il est utilisé pour répondre aux collaborateurs grâce à une conversation en ligne.

Odoo • Texte et Image
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Apparu dans les années 1960 avec le programme Eliza du MIT (Massachussets Institute of Technology), un logiciel capable de converser à un humain, le concept a aujourd'hui le vent en poupe.

De nos jours, largement utilisé dans le secteur de la relation client et du e-commerce,  il répond à la fois aux besoins des consommateurs et aux défis des services clients. Ainsi, les chatbots se développent peu à peu sur les messageries et les réseaux sociaux, où ils s’approprient d'une grande quantité de données.  

Si au départ, le chatbot interagit dans un cadre pré-paramétré par celui qui l’a programmé —  il propose par exemple des conversations simples à questions fermées ou à choix multiples — de plus en plus de chatbots intègrent l’intelligence artificielle qui fonctionne souvent en mode « machine learning ». En effet, elle est programmée en amont avec des conversations simples et ensuite elle en déduit des choix par elle-même, jusqu’à effectuer des échanges de plus en plus complexes. 

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Emergence des chatbots dans le secteur RH


Comment les chatbots ont-ils débarqué dans les ressources humaines ? De par leur interactivité et leur capacité à guider les individus, les chatbots sont devenus des vecteurs de communication interne privilégiés des entreprises, notamment pour la direction RH. En effet, il permet de simplifier la communication et la circulation des informations entre les collaborateurs et la DRH. A l’heure où cette dernière s’oriente peu à peu vers la transformation digitale, elle s’équipe d’outils capables d’alléger ses tâches chronophages et de lui permettre de se concentrer sur ses missions à forte valeur ajoutée. C’est dans cette optique que les chatbots RH sont de plus en plus prisés dans la mesure où ils facilitent aussi bien la vie des RH que celle des salariés.

Le chatbot se charge en effet d’apporter des réponses aux questions posées par les collaborateurs d’une entreprise, concernant leurs demandes les plus récurrentes. Cela peut par exemple concerner une demande d’informations sur leurs divers droits, les congés, les fiches de paie, leurs avantages sociaux, les différentes procédures au sein de l’entreprise, et bien d’autres. Mais le chatbot peut également servir de premier support pour les demandes d’ordres administratif (gestion des accès, infos sur des outils etc.) et informatique (dépannage, demande de code wifi etc.). Il peut aussi intervenir au niveau du recrutement, en aidant les RH à orienter et à sélectionner un candidat pour un poste ; et au niveau de l’onboarding, en accompagnant le nouveau collaborateur pour ses premiers pas dans l’entreprise .

Chatbot RH : tous les atouts sont de votre côté !


Le chatbot RH répond à plusieurs usages : recrutement, onboarding, formation, gestion administrative, helpdesk… Si ses principaux atouts sont le gain de temps et sa simplicité d'utilisation, le chatbot présente plusieurs caractéristiques qui pourront convaincre les décideurs RH à l’implémenter dans leur direction :

  • Aucune contrainte de temps ni d’espace : il est disponible 24h/24, partout, à tout moment et sur tout support (téléphone, tablette et PC) 

  • Ses réponses sont instantanées : le chatbot répond en temps réel

  • Le chatbot répond à environ 80% des questions qui lui sont posées : il est doté d’une grande capacité d’adaptation mais en cas de question trop complexe, il peut réorienter le collaborateur vers un chargé RH. 

  • Un chatbot optimise la gestion des ressources humaines. Assistant virtuel particulièrement efficace dans le recueil de données, il peut remonter un nombre considérable de dysfonctionnements insoupçonnés au sein de l’entreprise grâce à la récurrence des questions posées. On peut dire que c’est un outil d’aide à la prise de décisions.

  • Facilité d’utilisation : en ce qui concerne le chatbot OOTO, pas besoin de compétences en informatique, il est facilement administrable par vous-même via votre back-office

Vers la généralisation des chatbots RH en entreprises ? 

Des processus RH de plus en plus automatisés, c’est une des tendances phares de la digitalisation RH d’ici 2022… Les chatbots se trouvent au cœur de l’accélération de la transformation digitale des entreprises, d’autant plus que la communication prend une place de plus en plus stratégique et tend vers un grand progrès technologique.

Selon une étude de l’Observatoire des chatbots (créé par l’éditeur de logiciel conversationnel dydu) en 2018, 68% des RH parient sur une généralisation des chatbots dans leur métier d’ici quelques années. Parmi eux, 75% y portent un jugement favorable. 

La quatrième édition de l’Observatoire a été effectuée cette année en pleine crise sanitaire. Les résultats de l’étude récemment publiés montre une nette évolution des chatbots dans le secteur RH au cours des deux dernières années. 32% de professionnels RH ont le projet de mettre en place un chatbot dans leur service. L’outil s’est “démocratisé et a été jugé particulièrement efficace” en cette période de crise sanitaire. En effet, la crise pandémique du Covid-19 a vu s’accroître la vente des agents conversationnels RH.

Avec l’avènement des transformations digitales qui sont devenues incontournables, les nouvelles technologies accompagnent les entreprises dans leur volonté croissante de répondre à une meilleure expérience pour leurs collaborateurs. Cependant, l’implémentation et l’accès du chatbot aux collaborateurs ne suffit pas. Une amélioration continue est de rigueur pour qu’il puisse développer sa capacité d’adaptation et soit vraiment efficace et durable. Si le chatbot RH a encore du chemin à faire, les tendances montrent que c’est un outil de communication qui a de l’avenir

Vous avez un projet de communication RH ? Et si vous optiez pour le chatbot ? Incorporez-le à vos outils RH et voyez le résultat par vous-même ! 

OOTO accompagne les directions et services RH des entreprises dans l’optique d’améliorer l’expérience collaborateur mais aussi de soutenir leur transformation digitale. Notre chatbot RH offre une nouvelle expérience nouvelle à vos collaborateurs et permet d’innover la communication RH en entreprise.